Відповідно до п. 70.9 ПКУ та п. 7 розд. VII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 №822 (зі змінами, далі – Положення №822), за зверненням фізичної особи, її представника контролюючий орган видає документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (далі – ДРФО) (картка платника податків (додаток 3 до Положення №822)), відповідно до порядку, визначеного Положенням №822 (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний податковий орган і мають відмітку у паспорті). У такому документі зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків.
У разі необхідності повторного отримання документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, з причини втрати або зіпсування такого документа фізична особа – платник податків подає до податкового органу заяву про внесення змін до Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків за формою №5ДР (далі – Заява за ф. №5ДР) (додаток 12 до Положення №822).
Фізичні особи подають Заяву за ф. №5ДР особисто або через представника до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання), а у разі зміни місця проживання – до контролюючого органу за новим місцем проживання або до будь-якого контролюючого органу (п. 2 розд. IХ Положення №822).
Для заповнення Заяви за ф. №5ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу, та інших документів, які підтверджують зміни таких даних (п. 3 розд. IХ Положення №822).
Відповідно до пп. 4 п. 1 розд. IІІ Положення №822 для підтвердження інформації про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особа подає один із таких документів:
- витяг з реєстру територіальної громади;
- паспорт, виготовлений у формі книжечки;
- тимчасове посвідчення громадянина України.
Для підтвердження факту внутрішнього переміщення і взяття на облік внутрішньо переміщеної особи така особа подає довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою КМУ від 01.10.2014 №509 «Про облік внутрішньо переміщених осіб» (пп. 5 п. 1 розд. IІІ Положення №822).
Документи також може бути подано через центри надання адміністративних послуг (п. 6 розд. ІII Положення №822).
Документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, надається протягом трьох робочих днів з дня звернення фізичної особи, її представника до контролюючого органу.
Громадяни України можуть звернутися за отриманням документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу (п. 8 розд. VII Положення №822).
У разі втрати документа, що засвідчує реєстрацію в ДРФО, фізичній особі необхідно подати Заяву за ф. №5ДР до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу або центру надання адміністративних послуг, пред’явити паспорт, та, у разі необхідності, витяг з реєстру територіальної громади про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особи.
Відповідно до ч. 9 ст. 16 Закону України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» (зі змінами, далі – Закон №5492), передбачено, що замість втраченого або викраденого документа (у тому числі паспорта громадянина України) уповноважений суб’єкт, якщо інше не передбачено Законом №5492, після встановлення факту видачі раніше такого документа особі, яка заявила про його втрату або викрадення, оформляє та видає новий документ.
У разі втрати (зіпсуття) документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, якщо також втрачено паспорт громадянина України, фізичній особі для отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків необхідно:
- отримати у територіальному органі Державної міграційної служби України в установленому порядку новий паспорт громадянина України, замість втраченого або викраденого;
- подати до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу або центру надання адміністративних послуг Заяву за ф. №5ДР, пред’явити паспорт та витяг з реєстру територіальної громади про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особи;
- отримати документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО у контролюючому органі за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу, пред’явивши паспорт.